OmniFocus, al app que da contexto a todas tus tareas y a tu forma de trabajar: App de la Semana

Omnifocus

Otra aplicación que sale en Applesfera y otra vez los editores han escogido un gestor de tareas/correo/notas. Sí, al pensar en qué aplicación escoger esta vez, he tratado de convencerme a mi mismo de no hablar de OmniFocus , pero es complicado cuando estás ante una herramienta tan potente. No se trata simplemente de cómo te ayuda en tu día a día a completar tareas como un robot, sino de cómo lo hace poniendo las tareas en contexto para mostrártelas en el momento ideal y que no sea un problema realizarlas.

La importancia de poner las cosas en contexto

OmniFocus tiene todo lo que te esperas de un gestor de tareas, y cuando digo todo es realmente todo. Pero además de esto, cuenta con un par de funciones extra que veremos más adelante. La más importante de todas ellas es sin duda los contextos, y por lo tanto hay que explicarlo antes de nada.

Primera

¿Cómo es eso de que OmniFocus pone las tareas en contexto? Muy sencillo, imagínate que trabajas en la oficina con un Mac, que en casa tan sólo tienes el iPhone y que vas al trabajo en autobús. Entre tus próximas tareas está gestionar las facturas de tus clientes, leer los correos cada mañana y arreglar el trastero de casa. Un gestor de tareas te mostraría todas estas tareas en una lista juntas y en todo momento, como mucho te las separaría en diferentes proyectos.

OmniFocus hace las cosas un poco distinto, puede mostrártelas como un gestor normal, pero también puedes decirle tú cuándo ver cada una de ellas. De esta forma, sabrás que tienes que gestionar las facturas de los clientes tan sólo cuando abras OmniFocus en el Mac de la oficina, de camino al trabajo en el autobús la app del iPhone te avisará que leas los correos y cuando llegues a casa verás en tu iPhone como tarea pendiente ordenar el trastero. ¿Y si además le dices que te muestre tan sólo las tareas que te van a llevar menos de 10 minutos realizarlas?

¿Qué obtienes con todo esto? Si tu lista de tareas se limita a tres o cuatro tareas desde luego poco, pero si tu lista de tareas recoge 50, 100 o 300 tareas la cosa cambia. Gracias a que en cada momento te muestra tan sólo las tareas que puedes realizar en ese momento y ese lugar, consigues aligerar la cantidad de trabajo y no colapsarte. Eso sí, dependerá de lo bien que configures tú mismo cada tarea al crearla, dependerá en qué contexto pongas cada tarea.

Una herramienta profesional en todos los sentidos

OmniFocus cuenta con características profesionales, todas las que esperas de un gestor de tareas y algunas extra como los contextos que hemos mencionado anteriormente. Para entender OmniFocus, debes entenderlo como un programa que se adapta y personaliza a tu manera de trabajar. Y esto lo hace no solamente con una interfaz sencilla que puedes modificar a tu gusto, sino también con plugins y complejas integraciones con el sistema y otras apps. Depende solamente de ti cuánto quieres exprimir el programa.

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En líneas generales, estas son las características principales de la app:

Bandeja de entrada: En la bandeja de entrada llegarán todas las tareas que creamos y no tienen un proyecto, una fecha o el parametero que tú quieras definir para que se quede en Bandeja de entrada una tarea. Gracias a Siri o al botón de tarea rápida, podemos agregar tareas rápidamente que llegarán aquí y posteriormente vamos clasificando y dando contexto.
Perspectivas: Las perspectivas son como las ventanas que podemos ver de la app. Cada una es configurable a tu antojo, y podemos crear por ejemplo una perspectiva que muestre el proyecto Casa con las tareas que tienen una fecha de vencimiento próxima. Es decir, podemos filtrar cada perspectiva para que muestre tan sólo lo que nos interesa. Mi recomendación es contar con las perspectivas siguientes: Bandeja de entrada, proyectos, vencen hoy o son tareas importantes, previsión de los próximos días.
Review de proyectos: Una característica que me ha gustado mucho en OmniFocus es la posibilidad de revisar los proyectos que tenemos. sí, es cierto que en cualquier servicio lo podemos hacer y darles un repaso para actualizar fechas, comprobar en qué estado los tenemos y todo lo que queremos. Sin embargo, OmniFocus cuenta con una característica especial que nos permite definir cada cuanto tiempo hay que revisar un proyecto. Por ejemplo, el proyecto Casa revisarlo cada semana el domingo por la tarde. De esta forma, cada domingo por la tarde la app te avisa para que revises qué tareas te quedan por hacer en Casa, reorganizarlas y planificar las próximas.
Datos cifrados y sincronizados: Los datos entre tu iPhone, el Apple Watch, el Mac y cualquier dispositivo que utilices, están cifrados en una cuenta en la nube de OmniFocus. Por otra parte, también puedes utilizar la sincronización mediante iCloud si lo prefieres.
Integración con el calendario: En iOS y en macOS la app puede sincronizarse con nuestro calendario si queremos. De esta forma, en la perspectiva Previsión podemos ver el calendario para saber qué eventos tenemos durante el día y al mismo tiempo ver las tareas pendientes.
Fechas, repeticiones, aplazamientos…: A cada tarea se le peude agregar una fecha y hora de vencimiento, una fecha y hora desde la que la tarea debe comenzar a hacerse, repetición cada determinado tiempo, fecha de completado, notas…

Segunda

Organización por carpetas y proyectos: Como habrás comprobado, se trata de una aplicación muy potente, y por lo tanto, una aplicación donde podemos organizar prácticamente toda nuestra vida, desde las tareas del día a día a los objetivos y metas de la vida. Por eso mismo, la app nos permite organizarlo todo por carpetas, por proyectos y por sublistas. Además, los proyectos pueden ser lineales (hay que completar una tarea para hacer la siguiente), paralelos y contextuales. La app no te va a poner límites.
Integración con los dispositivos: En iOS por ejemplo tenemos Peek&Pop, Widget, menú compartir, integración con Apple Maps, 3D Touch… En macOS integración con el centro de notificaciones, en Servicios de Compartir., entrada rápida de datos mediante atajos universales en el sistema… Y por supuesto, no podían faltar las diferentes complicaciones del Apple Watch.
Plugins y automatizaciones: La app para macOS nos permite agregar diferentes plugins que automatizan nuestra tareas. Se encuentran disponibles en la web oficial de la app y nos permiten por ejemplo agregar una tarea directamente desde Alfred 3 o convertir una tarea en un correo para AirMail y viceversa. Controlando un poco AppleScript, cualquiera puede crear un plugin.

En el iPhone, el iPad, el Mac y el Apple Watch

OmniFocus puede descargarse para macOS, para iOS o para watchOS. Así que si cuentas con los dispositivos de Apple puedes tener OmniFocus contigo en cualquier lugar. La integración entre los dispositivos es perfecta y no te va a dar ningún problema. Eso sí, deberás comprar cada app por separado. OmniFocus para iOS cuesta 43,99 euros ya actualización a la versión Pro por 21,99 euros. En macOS la app cuesta también 43,99 euros con actualización a Pro por 43,99 euros más, eso sí, cuentas con una versión de prueba de 14 días.

¿Merece la pena pagar tanto por la app? Depende de lo maniático que seas con las tareas y la organización. Eso sí, te aseguro que si tienes la rutina de anotar todo lo que debes hacer y eres mínimamente organizado, puedes conseguirte un sistema que te facilitará enormemente las cosas. Es una herramienta profesional y compleja, incluso con un aprendizaje difícil, pero una vez la dominas, no vas a querer cambiarla por ninguna otra.

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