macOS y la automatización: pon tu Mac a trabajar por ti

Automatizacion Macos

Con la llegada de Shortcuts a iOS 12, la automatización vuelve a estar presente para muchos. Pero no sólo eso, ahora al estar integrada como opción del sistema se popularizará más y también se espera que sea más sencilla de aprovechar. Aunque lo mejor es que más usuarios se interesarán y descubrirán que en sus Mac también es posible aprovechar la automatización.

macOS y la automatización

Automator Ui

La automatización y macOS han ido de la mano desde hace muchos años. Muchas tareas que se ejecutan sin tener que realizar ninguna acción por nuestra parte se basan en ello. Aún así, es a través de Automator como muchos descubrieron todo el potencial que la automatización tiene en Mac.

Automator ha sido siempre el auténtico referente en automatización dentro de macOS pero su uso no era sencillo para la mayoría

El problema es que Automator no siempre resultó sencillo de usar. Tampoco diré que fuese imposible pero sí requería cierto esfuerzo para investigar todo lo que podría llegar a ofrecer. Así como tener algunos conocimientos para sacar el máximo partido a opciones algo más avanzadas.

A pesar de todo, Apple planea cambios desde hace tiempo. Los cuales, según la experiencia que adquieran con Shortcuts, podría llegar en futuras versión del sistema. Pero ahora mismo, con Automator vigente si no queremos complicarnos podemos recurrir a otro tipo de aplicaciones que nos ayudarán a automatizar tareas repetitivas. Por ejemplo:

Organizar ficheros por tipo en las carpetas seleccionadas
Eliminar metadatos
Renombrar, cambiar formatos, tamaño, etc. a nuestros archivos
Abrir un conjunto de aplicaciones
Hacer copias de seguridad de carpetas

Estas cosas y muchas más son las que se pueden automatizar sin problemas en macOS.

Declutter, orden para tu escritorio

Declutter App

Automatizar el Mac con Automator y las acciones de carpeta no es complicado pero existe una aplicación llamada Declutter que hace que todo eso sea mucho más sencillo.

Declutter es la forma más sencilla de poner orden en tu escritorio

Declutter es a groso modo un gestor u organizador para los archivos de nuestro escritorio. Puede que tú no pero muchos otros (me incluyo) terminamos usando el escritorio como un lugar de rápido acceso al que arrastramos los archivos con los que estamos trabajando o vamos a necesitar en poco tiempo.

El problema de esa manía es que al final del día puede ser una auténtico caos. En macOS 10.14 Mojave tendremos una nueva característica en Finder, las stacks o pilas. Esa característica que ya teníamos en el Dock ahora pasa al escritorio y nos permitirá apilar los archivos por clase, fecha de creación, modificación, etc.

No está mal pero con Declutter podremos tener un poco más de control gracias a reglas inteligentes que podremos crear y personalizar según nuestras necesidades.

Por defecto la aplicación nos creará cuatro carpetas si así lo queremos: imágenes, vídeos, documentos y música. Si no queremos alguna o preferimos hacerlo manualmente para que se adapte a nuestras necesidades podemos hacerlo.

Declutter permite gestionar las reglas para cada carpeta

Vale, por ahora todo claro pero cómo se configuran dichas reglas. Pues es sencillo, cuando accedemos a la aplicación desde el icono de la barra de menú podremos seleccionar la carpeta a modificar o crear una nueva. Tras elegir color, icono y nombre vamos a tener dos campos donde introducir los criterios.

Declutter Ux

Por ejemplo, en la carpeta para imágenes podemos establecer los archivos que se van a incluir con sólo escribir la extensión.. Si queremos añadir también archivos png escribimos la extensión. Luego en el campo superior podemos añadir algunas palabras a modo de filtro. Por ejemplo, DSC y no sólo mirará la extensión sino también los archivos con dicha palabra en su nombre.

Para finalizar, el proceso de “declutter” lo podemos activar manualmente haciendo clic en el botón o bien establecer intervalos para que se ejecute la acción cada x tiempo.

Como podéis ver, esto no es ni más ni menos que aprovechar Automator y las acciones de carpetas, sólo que con una interfaz mucho más amigable para el usuario.

Descargar | Declutter (Mac App Store), también disponible en Setapp

Hazel, la auténtica navaja suiza de la automatización

Hazel 4 Folder

Si Declutter os ha gustado pero sentís que queréis ir un paso más allá entonces lo que buscáis es Hazel. Esta aplicación, desarrollada por noodlesoft, es todo un clásico para los más veteranos y una imprescindible para los auténticos fans de la automatización.

Mediante el uso de reglas, las cuales podemos combinar y jugar con múltiples condicionantes como si debe contener o no una palabra, tener una extensión determinada, nombre, que se cumplan una o varios, que lo hagan algunas pero otras no… podremos lograr prácticamente cualquier cosa.

Hazel es todo un referente en automatización en macOS, una herramienta muy potente

Hazel 4

Y ojo, con Hazel no sólo podremos, por ejemplo, organizar nuestros archivos de forma automática. También podremos añadir etiqueta, realizar copias, renombrar... un sin fin de acciones donde la imaginación y capacidad de cada usuario determinará las opciones totales.

Sí es cierto que Hazel, a pesar de una interfaz también muy amigable, con tantas posibilidades requiere cierto periodo para dominarla a fondo. Si os interesa, además de los muchos recursos que se pueden encontrar por internet hay un libro disponible en iBooks, Hazel sin problemas (4,99€), que sigue siendo tan válido como útil para exprimir la aplicación.

Descargar | Hazel

Carpetas inteligentes

Smart Folder

Para finalizar, sin ser exactamente lo mismo que hemos visto con Declutter y Hazel, en macOS hemos tenido desde siempre la posibilidad de crear carpetas inteligentes. Estas aprovechan todo el potencial de Spotlight y la indexación de archivos para ayudarnos a concentrar los archivos que nos interesen.

Por ejemplo, con el uso de filtros de búsqueda podremos crear una carpeta que agrupará las últimas fotografías que hayamos guardado en nuestro Mac en los últimos siete días. O que sean anteriores a esos siete días.

De este modo, contamos con una herramienta ya integrada en el sistema con la que localizar archivos que igual ya no nos interesa conservar, que están ocupando un espacio innecesario o que deberíamos haber guardado en otra ubicación o disco externo. Aquí nuevamente sois vosotros los que mandáis con las diferentes opciones que ofrece.

Automatiza y gana tiempo que te ocupan la tareas repetitivas

La automatización es algo que todos podemos aprovechar aunque no sea algo imprescidible que todos debamos hacer. Simplemente es una opción que está ahí y que si eres de realizar ciertas tareas una y otra vez o quieres ahorrarte determinados pasos cuando lo necesites podrás aprovechar.

La automatización en macOS la podemos aprovechar todos aunque no es algo imprescindible para todos

Lo que sí espero es que todo esto que ahora irán probando en iOS también llegue al Mac y su versión de Siri disponible en macOS. Para tener una versión propia de Shortcuts para Mac con la que hacer cosas como controlar aplicaciones como Spotify.

Espero que os resulte útil el post. Por cierto, el hasta hace poco máximo responsable de la automatización en Apple tiene una web donde hay muchos recursos interesantes como la guía rápida de Automator.

En Applesfera | Apple adquiere Workflow