El precio de la comodidad, o cómo eviar tener problemas de almacenamiento a largo plazo en tus dispositivos iOS

Cuando buscamos o valoramos usar un servicio, lo que más buscamos es la comodidad. Esforzarse lo mínimo para cumplir una tarea. Poder olvidarnos de hacer algo mientras ese algo se hace automáticamente. Vivimos en un mundo donde esto cada vez se necesita más, ya que la cantidad de cosas que tenemos que atender a diario desde nuestros dispositivos no deja de crecer.

Esto, implementado adecuadamente, puede ser muy ventajoso. Un ejemplo: Time Machine pide sólo que conectes un disco duro para empezar a guardar copias de seguridad de tu Mac y puedas (casi) olvidarte de esa tarea. Otros servicios de terceras compañías, que usamos a diario, hacen lo mismo. Pero no todo es un camino de rosas. De hecho, esa "comodidad" acaba provocando problemas importantes a largo plazo para el usuario general.

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Utilicemos más ejemplos. WhatsApp y Telegram: envía mensajes y despreocúpate. Google Photos: sube fotografías y despreocúpate. iCloud: guarda todo lo que quieras en la nube y despreocúpate. Gmail: deja de borrar correos, archívalos y despreocúpate. Fotos en Mac: mete todas tus fotos en la aplicación y despreocúpate. En todos ellos hay un problema básico, y es que no podemos verdaderamente olvidarnos y ganar esa comodidad que se nos promete.

La razón es muy sencilla: en todos esos servicios el almacenamiento representa un inevitable límite que todos los usuarios tienen que afrontar en algún momento u otro. Y si siguen esa premisa de la comodidad, puede ser un problema que no se soluciona hasta pasados unos días.

Aproximadamente tres de cada cuatro de los usuarios con los que hablo no sabe que los mensajes de WhatsApp están ocupando espacio en su iPhone

Yo mismo lo veo en las formaciones que hago a usuarios generales y profesionales. Un dato de mi propia experiencia: tres de cada cuatro de esos usuarios ni siquiera sabe que las conversaciones de WhatsApp ocupan espacio. Y el problema primario de aproximadamente el 70% de esos mismos clientes, el motivo por el que solicitan una formación conmigo, es resolver problemas de almacenamiento. He llegado a ver instancias de WhatsApp ocupando la friolera de 51 GB en un iPhone.

Otro caso, y de la propia Apple, es el de iCloud Drive permitiendo almacenar las carpetas Documentos y Escritorio de un Mac. Es algo que se ofrece al usuario durante el asistente de primera configuración, y la gran mayoría de ellos lo activan sin saber exactamente lo que es. Y es muy fácil que esas carpetas llenen los 5 GB de almacenamiento gratuito de iCloud Drive en cuestión de días.

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El caso de Mail vs Gmail

Otra buena forma de diferenciar el enfoque de gestión de dos servicios es utilizar Gmail versus usar un correo de iCloud. Si nos hemos acostumbrado a gestionar los correos de Gmail desde su web lo que seguramente haremos es archivar todos los correos, independientemente de si necesitamos conservarlos o no. Nos ahorramos el dilema de lidiar con la decisión de eliminarlo o no. Como hay tanto almacenamiento en las cuentas de Google, no hace falta que lo hagamos.

Sólo hace falta que configuremos esa cuenta de Gmail en un cliente como Mail para ver las consecuencias: aunque elijamos sincronizar los correos más recientes, se descargan miles y miles de mensajes. Y cuando el almacenamiento del correo esté lleno, entonces comenzarán los problemas.

Sin embargo, el correo de iCloud tiene el inconveniente de contar con sólo 5 GB de espacio, y además es un espacio que hay que compartir junto con muchas otras cosas. Por lo tanto, hay espacio para pocos mensajes. Pero si nos ceñimos a esas condiciones, nos forzamos a nosotros mismos a mantener un orden constante de nuestros correos. Tomamos la decisión de eliminar los correos innecesario al instante en el que los recibimos y leemos, no lo dejamos para un "más tarde" que no llega nunca.

Con esto no quiero decir que el espacio escaso de iCloud es algo bueno, ni mucho menos, pero sí que quiero afirmar que de eso sacamos una lección: lo mejor para mantener nuestra productividad a largo plazo es mantener un orden que garantice que no tendremos problemas de almacenamiento al cabo de un tiempo.

La solución: educar al usuario hacia un mantenimiento regular

A dónde quiero llegar es que todo servicio tiene que educar al usuario, advirtiéndole de que hay que mantener a raya ese almacenamiento. Informarle que debe limpiar regularmente los mensajes de WhatsApp, las bibliotecas de fotografías en iCloud y en el Mac o los correos de Gmail; por mucho espacio de almacenamiento que se ofrezca en todos esos servicios.

Algunos servicios han aplicado buenas medidas para solucionar esto. Por ejemplo, iMessage nos permite eliminar automáticamente todos los mensajes que tengan más de un mes o un año de caducidad. De este modo, el almacenamiento que ocupa ese historial de mensajes nunca excede de una cantidad aproximada de espacio. Y si quieres ser más específico, puedes hacer que los mensajes de audio se eliminen automáticamente al cabo de un mes o de sólo dos minutos después de haberlos enviado o recibido y escuchado. Algo así en WhatsApp o Telegram ahorraría muchos problemas a los usuarios.

También podemos mencionar la herramienta para eliminar archivos de macOS, que podemos localizar en la ventana 'Acerca de este Mac' y que nos ayuda mucho a tener una visión global de lo que más almacenamiento ocupa en el ordenador. Lo mismo podemos decir de iOS / iPadOS. Es un paso, pero viendo a diario cómo los usuarios generales omiten mantener a raya el almacenamiento, queda claro que hace falta más concienciación sobre esto.

Puedes empezar ahora mismo con tu propio ejemplo: mira cuánto almacenamiento ocupa tu correo. Lo que ocupan todos tus mensajes de WhatsApp. El espacio amasado en la fototeca de tu Mac. Un poco de disciplina puede ahorrarte muchos aprietos a largo plazo.